Privacy statement

Grip op onbegrip 

Privacy statement

Privacy statement en verwerkingsregister

Privacyreglement Fibbe Begeleiding en Fibbe Conflictbemiddeling (samen FBC)

Privacy statement: privacy en klantgegevens

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om gegevens over de klant (coachee/cliënt) en diens begeleiding vast te leggen. Een overzicht van alle gegevensverwerkingen van FBC is te vinden in onderstaand verwerkingsregister. Het vastleggen van gegevens gebeurt via het dossier van de klant, het klantdossier (coacheedossier/cliëntdossier/mediationdossier), waarin alle gegevens over de intake en begeleiding van een klant worden verzameld. Dit dossier heeft doorgaans zowel een papieren vorm als een digitale vorm. Gegevens van professionals waarmee FBC samenwerkt, worden digitaal vastgelegd in contactapps.

Alle dossiers van de klanten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie.

Voor het opzetten van en werken met een persoonsregistratie bestaat in Nederland sinds het jaar 2001 een aparte wet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die geldig is voor de hele EU en ook bekend staat onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Per gelijke datum is de WBP afgeschaft. In dit privacy statement zal verder alleen worden gesproken van AVG.

De verwerking van persoonsgegevens door FBC was voorheen aangemeld bij het CBP onder nummer m1451908 per 21 oktober 2010 en viel onder de vrijstelling van de oude wet (WBP). Hiervan is per email bevestiging van CPB ontvangen op 21-10-2010.

De door(overheids)instanties, bedrijven, instelling en privépersonen aan FBC verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in de AVG en de SUWI-wet is bepaald.

De door UWV en andere (overheids)instellingen, zoals de Raad voor Rechtsbijstand en (mediationbureau’s) van rechtbanken, door bedrijven en particulieren aan FBC verstrekte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn overgedragen aan FBC.

FBC houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de AVG, blijft gelden. Indien nodig of gewenst zal FBC dit privacyreglement aanpassen.

De AVG

Op grond van de informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft FBC geconcludeerd dat FBC geldt als een verwerkersverantwoordelijke. Iedere verwerkersverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens. Met andere verwerkersverantwoordelijken, zoals onder meer de Raad voor Rechtsbijstand en de MfN/SKM, behoeft FBC daarom geen verwerkersovereenkomst af te sluiten.

De AVG regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt. Zo bestaat er bijvoorbeeld de verplichting om een privacyreglement op te stellen.

Ook FBC heeft zo’n privacy reglement opgesteld. In dit reglement staat precies aangegeven hoe men binnen FBC omgaat met schriftelijke gegevens over en van klanten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens.

Een belangrijk deel van het privacyreglement gaat over de rechten van klanten ten aanzien van de over hen opgeslagen gegevens.

Privacyreglement, geheimhouding en de rechten van de klant

Als iemand zich aanmeldt voor begeleiding bij FBC begint bijna direct het vastleggen van diens gegevens; een klant moet daarvan op de hoogte worden gesteld. FBC legt door gaans de NAW-gegevens van klanten vast en in het geval het een mediation betreft, ook de BSN-nummers en een kopie van een ID-bewijs van de klant. Daarnaast kan FBC in het kader van de begeleiding dan wel mediation persoonlijke gegevens, zoals inkomensgegevens, belastinggegevens en andere gegevens die nodig zijn voor alimentatieberekeningen en/of het opstellen van een vaststellingsovereenkomst, vastleggen. In het kader van mediations (binnen het strafrecht) worden soms ook gegevens van clienten uit het dossier van de Officier van Justitie en/of het proces verbaal van de politie, alsmede gerechtelijke uitspraken die relevant zijn voor de mediation, vastgelegd.

FBC houdt alle informatie over cliënten die aan haar worden overgedragen ten behoeve van de uitvoering van een afgesloten contract geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

FBC is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht zowel ten aanzien van het personeel als voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en zorgt voor naleving van deze geheimhoudingsplicht.

Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een klant ook weten wat zijn of haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens. Hierbij worden door FBC de algemeen aanvaarde rechten ten aanzien van klanten in acht genomen. Het gaat in grote lijnen om de volgende rechten:

  1. Het recht op inzage van de gegevens

De klant die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij de eindverantwoordelijke begeleider c.q. het hoofd begeleiding. Het hoofd begeleiding zorgt er dan voor dat binnen korte termijn gehoor wordt gegeven aan de wens van de klant.

  1. Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden

Als de klant van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de klant het recht op correctie van die gegevens.

  1. Toestemming begeleiding en vaststelling begeleidingsplan

FBC draagt er zorg voor dat de begeleiding van de klant dan wel vaststelling of wijziging van het begeleidingsplan slechts plaatsvindt met gerichte toestemming van de klant.

  1. Het recht op een kopie van de gegevens

Een klant kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens krijgen.

  1. Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens uit het dossier van een klant kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten FBC) worden verstrekt als de klant daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers.

Het kan voor uw begeleiding van belang zijn dat in uw dossier gegevens worden opgenomen over uw godsdienst, levensovertuiging of ras. Indien u bezwaar heeft tegen registratie van deze gegevens kunt u ons dat kenbaar maken. Als daarbij na overleg uw bezwaren blijven bestaan zullen deze gegevens niet in uw dossier worden opgenomen.

Bekendmaking privacyreglement

Op het moment dat er een overeenkomst is tussen FBC en opdrachtgever geeft FBC in de eerste bijeenkomst het bestaan van het privacyreglement aan en wijst op de vindbaarheid ervan op de websites van FBC. Indien gewenst mailt of stuurt FBC de documenten naar de klant en/of opdrachtgever of geeft deze onmiddellijk ter inzage.

Het klantdossier

Het klantdossier is de neerslag van de hele begeleiding van een klant en bevat aantekeningen over aanmelding, intake, begeleiding en beëindiging/afronding van het begeleidingstraject. Verder bevat het dossier gegevens over de financiële en administratieve regelingen, eventuele correspondentie rond de begeleiding en gegevens over de resultaten van deelonderzoeken.

Direct verantwoordelijke voor het bijhouden van het dossier is de begeleider die ook verantwoordelijk is voor de begeleiding van de betreffende klant.

Deze begeleider schrijft ook het eventuele rapport aan de opdrachtgever.

Bewaren van dossiers

FBC stelt bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de klant te herleiden gegevens, data en/of resultaten bij beëindiging van de begeleiding van de klant ter beschikking van UWV op eerste aanvraag.

Dossiers worden maximaal twee jaar bewaard, met dien verstande dat na afloop van deze termijn van twee jaar van de dossiers alleen de procesgegevens (NAW, startdatum traject, datum einde traject, aantal en duur van de sessies) maximaal 7 jaar worden bewaard; na 7 jaar worden de dossiers geheel vernietigd. Deze termijn houdt verband met de voor het beroep van coach vereiste herregistraties na 5 jaar, waarvoor in ieder geval de procesgegevens moeten worden bewaard. Tevens houden de bewaartermijnen van FBC rekening met de wettelijke en fiscale eisen die een bewaartermijn van 7 jaar inhouden.

De dossiers worden digitaal opgeslagen in de map ‘afgeronde dossiers’, welke in de cloud worden opgeslagen. De cloudbeheerder voldoet aan de eisen van de AVG. Bovendien wordt periodiek een harde bakcup gemaakt op een externe harde schijf, welke in een beveiligde, brandwerende en afgesloten kast wordt bewaard. De backups worden continu bewaard en continue (in de cloud) dan wel periodiek (harde backups) overschreven door actuele gegevens.  Gegevens die niet meer bewaard behoeven te worden, worden gewist.

De papieren dossiers worden na beëindiging van de trajecten opgeslagen in archiefdossiers op jaartal en bewaard in afgesloten metalen kasten in een mechanisch en elektronisch beveiligde omgeving. De actuele dossiers worden buiten kantoortijden eveneens bewaard in afgesloten metalen kasten, eveneens in een mechanisch en elektronisch beveiligde omgeving.

Gebruik van klantgegevens voor onderzoek

Er vindt binnen of met medewerking van FBC soms ook wetenschappelijk onderzoek plaats naar de speciale problematiek en naar de begeleiding op het gebied van spiritualiteit en mediation.

Voor dat onderzoek is het nodig gebruik te maken van de ervaringen met de begeleiding van klanten. Voor gebruik van klantgegevens gelden voor FBC de volgende afspraken:

  1. Gebruik van gegevens voor onderzoek en ontwikkeling moet altijd anoniem gebeuren. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat er nooit namen van klanten gebruikt mogen worden in een onderzoeksrapport of verslag; ook mogen klanten nooit herkenbaar worden beschreven in zo’n verslag.
  2. Voor het gebruik van gegevens uit een klantdossier moet de klant toestemming geven.
  3. Als de klant op een andere manier aan onderzoek meewerkt (door bijvoorbeeld een vragenlijst in te vullen) doet hij of zij dat geheel op vrijwillige basis; er mag nooit sprake zijn van enige verplichting.

FBC kan een exemplaar van dit privacyreglement overleggen: een kopie van het volledige Privacyreglement is voor iedereen ter inzage en tevens in te zien op www.fibbebegeleiding.nl en www.fibbeconflictbemiddeling.nl.

Verwerkingsregister Fibbe Begeleiding en Fibbe Conflictbemiddeling (samen FBC)

Fibbe Begeleiding is een eenmanszaak die coaching- en mediationdiensten aanbiedt.
Gegevens worden bewaard van klanten, en van professionals met wie FBC incidenteel of structureel samenwerkt.

Contactpersoon voor de gegevensbescherming van FBC is H.K. Fibbe, eigenaar.

Van professionals worden uitsluitend contactgegevens bewaard: telefoonnummers, emailadressen, NAW-gegevens.

Van coachingklanten worden de NAW-gegevens bewaard, contactgegevens, alsmede soms informatie van derden zoals werkgevers, of ook cv’s, assessments en/of (andere) loopbaangegevens.

Van mediationklanten worden bewaard: NAW-gegevens, contactgegevens , kopieën van ID-bewijzen, gegevens die de rechtbanken aanleveren in verband met door de rechtbanken doorverwezen mediationzaken, en uitsluitend in verband met zogenaamde strafmediations, ook processen verbaal van de politie.

Het doel van het bewaren van de gegevens is uitsluitend het correct en volledig uitvoeren van professionele coaching- en mediationtrajecten. De bewaarde gegevens zijn noodzakelijk in verband met het uitvoeren van de met de klant afgesloten overeenkomst en op grond van de vervulling van een taak van algemeen belang. Strafrechtelijke persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in het kader van zogenaamde strafmediations op verzoek van het mediationbureau van een rechtbank (namens een rechter of officier van justitie). Gegevens worden uitsluitend bewaard met toestemming van betrokkene. Betrokkenen hebben het recht om de gegevens die FBC met betrekking tot hen bewaart, in te zien en zullen op hun eerste schriftelijke verzoek worden gewist voorzover dat niet in strijd is met wettelijke bewaarverplichtingen van FBC.

Gegevens worden soms gedeeld met andere professionals, zoals advocaten, de mediationbureau’s van de rechtbanken en met de Raad voor Rechtsbijstand: (NAW- en contactgegevens alsmede relevante dossiergegevens, met name met en door klanten afgesloten overeenkomsten).

Gegevens worden maximaal 7 (zeven) jaar bewaard. Factuurgegevens en andere gegevens die met het oog op de belastingaangifte van FBC van belang zijn, worden maximaal 10 (tien) jaar bewaard.

Datalekken worden door FBC gedocumenteerd in een datalek-register en indien de regelgeving dat vereist, doorgegeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

De gegevens worden uitsluitend ingezien door H.K. Fibbe, aangezien Fibbe Begeleiding een eenmanszaak is. De gegevens worden fysiek bewaard (in papieren dossiers), welke beveiligd zijn door een afgesloten kast in een afgesloten kamer in een afgesloten en na kantoortijd elektronisch beveiligd gebouw. De gegevens worden ook digitaal bewaard en dan beveiligd door een automatische backup in een beveiligde en AVG-compatibele cloud, tevens beveiligd door een zogenaamde ‘harde’ backup op een losse harde schijf welke in de afgesloten kluis van FBC wordt bewaard en welke periodiek wordt ververst. De digitale bestanden van FBC zijn alleen toegankelijk via een geheim wachtwoord.